今回お話する内容は、
計画を立てる際には
余裕を持たせることが
とても重要であるということです。
なぜならば、
どんなことを行うにしても
ミスや勘違い、予定外のことが
起こることは避けられません。
ですから、
余裕を持った計画を立てることは、
一見遠回りに
見えるかもしれませんが、
実際には多くのことが上手く回り、
目標達成のための近道にも
なり得るのです。
====
どんなことにおいても、
物事がスムーズに進み、
期待した通りに上手くいくことは
滅多にありません。
どこかでミスが起きたり、
自分や関係者が勘違いをしていたり、
コントロールできない
予想外が起きたりして、
思うように事が運ばないのは、
しょっちゅう起きることです。
そのため、
ミスや予想外を大前提にすることが
とても大切です。
仕事の計画にしても、
イベントのスケジュールにしても、
旅行の準備にしても、
すべてのことにおいて、
ミスや予想外が発生しても
大丈夫なように余裕を持って、
計画を立てたり、
準備をしたりすることは、
とても意義あることです。
余裕を持った計画を
立てていれば、
何かしらのハプニングが起きても、
焦ることなく、
落ち着いて対応できます。
逆に、楽観的になりすぎて、
「大丈夫、すべては上手く行くから」
と考えて、余裕を持たせず、
キチキチな計画を立てれば、
様々な支障を
引き起こすことも多いです。
時間オーバーになり、
次の計画に悪影響を及ぼしたり、
関係者に迷惑がかかったり、
自分自身も焦りの気持ちで
イライラとすることになります。
こうした事態を避けるために、
余裕を含めた計画を
練ることが賢明です。
====
余裕のない計画を立てると、
どのようなことが起こるか、
もっと詳しく考えてみましょう。
物事が計画通りに進まないとき、
私たちは焦りを感じることが
多いです。
しかし、焦りは厄介者です。
焦りが生じると、良くない現象が
次々と引き起こされることも
珍しくありません。
焦りがあると、
目の前の問題だけに集中し、
大局的な視点を
失いがちになります。
その結果、他の重要なことを
見落とすリスクも高くなります。
焦りがあると、
冷静に物事を判断できず、
誤った判断を下して
余計に事態を悪化させたり、
間違った方向に
進んでしまったりすることも
少なくありません。
また、焦りにより
細かいところまで目がいかず、
丁寧に作業を行う余裕がなくなり、
作業の質が低下して
クオリティの低いものを
作ってしまうことになります。
さらに、焦っている本人は
不安やプレッシャーを感じやすく、
ストレスが増大することも
しばしばです。
そのため、精神的にも疲弊して、
身体の健康状態に
悪影響を及ぼすことも
珍しくありません。
このように、
余裕を持たせなかったために
焦りが生じてしまうと、
悪いことが次々と起こり得る
事態も否定できないのです。
====
きちんと余裕を考慮した
計画を立てると、
どんな魅力的なことが
起こるでしょうか？
まず、余裕があるとわかると、
精神的なプレッシャーから解放され、
思考が伸び伸びとでき、
広い視野で周囲を見渡せます。
気持ちに余裕があると、
何が重要であるか？
何がさほど重要でないか？
を見分けることができ、
一つのことに偏ってしまうことも
防げます。
余裕があると、必要なインプットが
見えやすくなり、
適切なインプットに十分な時間を
かけることもできます。
すると学習や自己成長につながり、
より良いアウトプットを
生み出しやすくなります。
余裕があると、
自己管理能力や効率性も高まり、
質の高い製品を
作り出すことも可能になります。
そして、余裕を持った人は
大きなストレスを感じることなく、
活き活きと元気に行動できるため、
幸せな気持ちになりやすく、
周囲からも爽やかに見えるでしょう。
もし予定通りに
物事が進まなかった場合でも、
バッファーを設けてあるから、
焦ることなく
適切に対処することができ、
事態が悪化することも避けられます。
キチキチな計画ではなく
余裕を持たせることで、
最初は「これでは最短距離では進めない」
と感じても、
余裕のおかげで
予想外のことが起きても
冷静さを失うことがなく、
物事が悪い方向へ行くこともなく、
最終的には目標達成の近道を
歩むことができるのです。
====
それでは、
余裕を持った計画を立てるためには、
どのような点に
注意すればよいのでしょうか？
まずは、タスクの優先順位を決定し、
重要なタスクから
優先的にこなすようにしましょう。
また、あるタスクを行うためには、
別のタスクが完了している必要が
ある場合には、その点も考慮して、
順番を決めることです。
時間的バッファーを
設けることも効果的です。
たとえば、タスクAに10時間、
タスクBに8時間かかると
予想される場合、
これらの作業のために
合計で22時間くらい時間を確保し、
余裕を持ったスケジュールを
組んだほうがよいです。
緩い時間設定をすることで、
計画通りに進まなくても
時間不足に陥ることを
避けることができるからです。
予期せぬトラブルに備えて、
予備の計画を用意することも
役立ちます。
もし計画が上手く行かない場合には、
他の方法を検討し、
準備しておくことで、
余裕を持って動くことができるからです。
人員に関しても、
必要最低限の人数に頼るだけでなく、
万が一誰かが病気になった場合でも
代役を務められる人を
探しておくと心強いです。
また、長時間集中して行う作業には、
適度な休憩を含めたプランを作り、
疲れすぎないような工夫も必要です。
以上のような配慮を含んだ
余裕のある計画を立てることで、
物事は想像以上にうまく進み、
良い成果を出せる確率も高まります。
====
今回の話をまとめると、
計画を立てる際には
余裕を持つことがとても大切です。
なぜなら、ミスや勘違い、
予期せぬトラブルが
いつ起こるかわからないからです。
キツキツで余裕のない計画では、
時間オーバーになったり、
関係者に迷惑がかかったり
するリスクがあります。
しかし、余裕を持った計画であれば、
ハプニングが起きても冷静に対応でき、
目標達成に近道が開けます。
余裕のある計画を立てるためには、
以下のポイントが考慮されるとよいです。
１）タスクの優先順位を決める
２）時間的バッファーを設ける
３）代替案を用意しておく
４）ピンチヒッターを準備しておく
５）適度な休息時間を含めた時間割を作る
これらを考慮した
余裕のある計画により、
楽しく効率良く
物事を進めることができるように
なります。
計画にはぜひ余裕を持たせましょう！